Att ha och bibehålla företagets lönsamhet är kritiskt för alla verksamheter. Om detta råder knappast några tvivel eller avvikande åsikter, men trots det så är det många som kämpar med just lönsamheten. Varför blir det så, och vad kan man göra åt det? Vi utforskar om inkasso kan vara ett oväntat verktyg för att boosta er lönsamhet.
Därför blir lönsamheten lidande
Det finns många olika anledningar till varför verksamheten kan vara bristande i lönsamhet, men det går i grova drag att samla alla faktorer i en av två kategorier. Den ena kategorin handlar om teoretiska faktorer, i bemärkelsen att affärsmodell och prissättning faktiskt fungerar, och det andra är praktiska faktorer, det vill säga att maskinen rullar på som den ska. Vi använder teoretiskt kontra praktiskt i brist på mer beskrivande ord, och de ska inte tolkas strikt.
De teoretiska och de praktiska faktorerna står i relation och beroendeställning till varandra. Det spelar ingen roll om du får in varenda krona på kontot i tid om du på grund av din prissättning får in färre kronor än du betalar ut. Omvänt så spelar det heller ingen roll om du har enorma marginaler och säljer mer än du hinner med att leverera om det inte rullar in några pengar från dina kunder.
Med ett konkret exempel kan du tänka dig en faktura. Om du skickar en faktura på 10 000 kr som förfaller den 15/5 så har du i bokföringen en intäkt per 15/5 på 10 000 kr. Detta är vad vi här kallar för teoretiska faktorer. Om din kund inte betalar dig den 15/5 så saknar du nämligen 10 000 kr, trots att du har en intäkt på 10 000 kr. Det är den här biten som vi kallar för praktiska faktorer.
Innan du kikar på praktiska faktorer bör du kolla på alla teoretiska, vilket i första hand handlar om något så enkelt som att räkna på vad dina utgifter är i förhållande till dina inkomster. Är verksamheten lönsam i slutet av månaden och på sista raden om du utgår ifrån att alla kunder betalar i tid och dina säljprognoser håller?
Så förbättrar inkasso kassaflödet
Om vi utgår ifrån att ni sett över alla relevanta teoretiska faktorer och fundamenta så kan vi titta på de praktiska faktorerna, där genomförd betalning från kund är mest relevant. Vi bortser här från de många andra tänkbara praktiska förklaringarna (valutaväxlingsbortfall med mera) eftersom det berör ganska få företag. Det klart vanligaste praktiska problemet för lönsamhet är bristande betalning av kundfordringar.
Obetalda fakturor leder till både bristande likviditet, vilket ofta orsakar merkostnader i form av både tidsåtgång och pengar, samt i vissa fall indirekta negativa ekonomiska konsekvenser som framskjutna eller inställda satsningar. Småföretag blir proportionerligt hårdare drabbade när kunderna inte betalar (eller betalar sent) eftersom deras ekonomi överlag är känsligare. Det säger sig självt att om en av tio kunder inte betalar så slår det hårdare än om en av tusen kunder inte betalar. I båda fallen skapar det ett hål i ekonomin, men större företag har ett mer omfattande kassaflöde så det orsakar sällan några problem, i vart fall inte på kort sikt.
Inkasso är ett effektivt verktyg för att få betalt av dina kunder i tid, och de flesta förstår säkert att själva inkasseringen inbringar pengar från obetalda kundfordringar. Däremot finns det en mer långsiktig effekt som många småföretagare missar, och det är att man lär sina kunder att det finns en rutin som måste hållas, annars kommer en oönskad konsekvens. Givetvis kan man ringa upp sina kunder och tjata på dom om betalning, men inte sällan så upprepas mönstret med obetalda fakturor igen i framtiden ändå. Detta beror vanligtvis på att företagets kunder säkert har hundra andra saker att tänka på och andra prioriteringar än du som företagare har.
Du behöver förmodligen inte gissa vad som händer om du glömmer att betala en faktura till exempelvis din hyresvärd, och skulle du en gång missa din betalning så kommer du snabbt lära dig att inte göra det igen. Det handlar självklart inte om att straffa kunderna utan om att tydligt sätta rätt förutsättningar och ramverk för relationen mellan ert företag och kunden. Finns det en strikt och effektiv rutin från din sida så kommer även kunderna att följa den rutinen.
Ett av flera verktyg
Som du ser ovan så kan inkasso vara ett ganska bra verktyg, men det är också något trubbigt. Vissa kunder kommer ofrånkomligen uppleva det som förolämpande eller jobbigt att få en påminnelse från ett inkassobolag, oavsett om kunden har rätt eller fel i sak. Därför är det viktigt att använda flera olika ”verktyg”, där kommunikation är särskilt viktigt. Många drar sig för att diskutera betalning och utebliven dylik tidigt i kontakt med kund, till exempel vid avtalsskrivandet eller fakturering, eftersom det kan tolkas som att man antyder att motparten inte kommer betala för sig.
Om du redan i ett tidigt skede sätter förutsättningarna för betalning så blir det dock mycket lättare senare om betalningen skulle utebli. Du har givetvis rätt att få betalt i tid, din kund är skyldig att betala dig, och du gör inget fel om du skickar en fordran till inkasso. Men din kund kommer nästan garanterat lägga en större del av ansvaret på dig (även om det inte är ditt fel) om kunden inte förväntar sig denna hantering. Ser du istället till att redan från början kommunicera dina förväntningar så möts ni närmare mitten, eftersom kunden förstår varför du hanterar fordringen som du gör.
