Kategorier
Företag

Välj rätt faktureringsprogram

Att använda sig av faktureringsprogram för att sköta företagets fakturering har väldigt många fördelar. Det göra faktureringen smidigare, det kan kännas tryggare och framförallt kan du spara tid. Om du har kollat runt efter faktureringsprogram har du säkert märkt att det finns många att välja på. Ett stort utbud är förstås bra men det kan också vara svårt att välja. Hur ska man veta vilket faktureringsprogram som är bäst för sin verksamhet? Är det dyraste programmet alltid bäst? Klarar jag mig med ett gratis faktureringsprogram? Kan det vara värt att betala en slant för att veta vad jag får och känna mig tryggare? Vad passar mig och mitt företag bäst?

Att välja program är inte alltid enkelt, vad som passar bäst beror på omständigheterna. Det kan variera beroende på vad man har för typ av verksamhet och hur stor verksamheten är. Det beror också på ens egna förkunskaper samt hur och var man vill sköta faktureringen. Om man har jobbat med fakturering tidigare kan det också påverka ens preferenser, man väljer oftast helst ett bekant alternativ. 

💾📲 Installerade eller webbaserade program

Det finns fakturaprogram som du installerar på din dator eller webbaserade fakturaprogram. Förr fanns bara program som man installerade, men idag då allt mer blir webbaserat blir denna variant allt vanligare. Det finns därmed också fler alternativ att välja på. Båda varianterna kan ha sina för- respektive nackdelar.

En fördel med att hålla det webbaserat är att man kan sköta faktureringen överallt, så länge man har internet, och från olika enheter. Det innebär att om du inte har tillgång till din dator, t.ex. om du är bortrest kan du ändå fakturera om du behöver. När allt är webbaserat finns också en backup sparad externt. Så om din dator skulle gå sönder eller bli stulen har du ändå tillgång till allt faktureringsprogrammet. Du kan bara logga in på en annan enhet så finns allt där.

Fakturaprogram för småföretagare

Bokföring och fakturering är en central del inom varje företag, vare sig du har ett litet företag eller om du är enskild näringsidkare. När du driver ett företag måste du vara noga med att bokföra kontinuerligt så att kvitton och fakturor inte staplas på hög och blir en tråkig administrativ uppgift som hela tidens skjuts på framtiden.

💻 Elektroniskt fungerar bäst

Det finns många företagare som väljer att själv skapa sina fakturor i en mall som de sedan mejlar eller skickar med post till fakturamottagaren. För att underlätta faktureringsprocessen finns det faktureringsprogram att installera på din dator och med hjälp av dessa program blir det enklare att skicka och ta emot fakturor. Många faktureringsprogram finns att köpa som integrerade i bokföringsprogram och här får du många fördelar. Du behöver då enbart jobba i ett program och du har all ekonomisk data för ditt företag samlad på ett och samma ställe.

🧐 Vad ska man tänka på när man väljer

Det första som du ska tänka på när du letar ett faktureringsprogram är att det är kompatibelt med operativsystemet som du har på din dator. Därefter är det bra om du kan välja ett faktureringsprogram som är online, dvs. som kontinuerligt ger dig en back-up utan att du själv behöver sköta back-upen. Med ett faktureringsprogram kan du skicka fakturor till dina kunder vart än i världen du befinner dig. Egenföretagare och mindre företag måste ofta vara väldigt flexibla i sina arbetstider och för att underlätta för dig själv kan du fixa månades faktureringar på hotellet innan du tar några timmar vid poolen.

✔️ ROT-/RUT-avdrag

Det finns enbart fördelar att välja ett faktureringsprogram som är integrerat med ditt bokföringsprogram, en ”allt-i-ett”-lösning. När du skickar iväg en faktura bokförs denna automatiskt och om du arbetar i ROT-/ RUT-sektorn kan du välja faktureringsprogram som är anpassade för denna typ av verksamhet. Det finns även faktureringsprogram som kan anpassas om din fakturamottagare bor i ett EU-land eller utanför EU. Tänk efter vad du behöver och dra nytta av alla fördelar som finns i ett mjukvaroprogram för faktuering.

Hitta rätt faktureringsprogram för dig

Det finns en rad olika företag som erbjuder olika faktureringsprogram och tjänster som underlättar din fakturering. Du kan välja att skriva dina egna fakturamallar, att använda färdiga, fakturera via post, e-post eller internet samt att leja bort faktureringen ihop med andra administrativa sysslor.

Oavsett vilket av ovanstående alternativ som passar bäst för dig och ditt företag, kan det vara bra att jämföra olika faktureringsprogram och tjänster. Det gör du enklast med hjälp av olika jämförelsesajter som jämför priser, erbjudanden, omdömen, villkor med mera från hundratals olika företag.

Vissa erbjuder gratiskonton med endast ett fåtal fakturor. Detta kan passa dig som har en nystartad eller småskalig verksamhet. Andra erbjuder hela affärssystem eller en kombination av faktureringsprogram och bokföringsprogram. Detta kan underlätta för dig som företagare, men kan också kosta lite mer än de mest basala varianterna. Skickar du flera fakturor varje månad och sköter din egen bokföring kan du dock spara betydligt mer än kostnaden. Vad som passar dig bäst beror på dina förutsättningar och omständigheter. Vilken typ av verksamhet du har, hur stor verksamheten är, om du sköter bokföringen själv och hur mycket du omsätter är faktorer som spelar in.

System för fakturering och bokföring

Det finns många fördelar med att ha ett system för både fakturering och bokföring. Du har allt på ett och samma ställe, dessutom är dina fakturor samlade i systemet när du ska bokföra. Dessutom behöver du bara lära dig ett system istället för två separata. Allt detta kan bespara dig mycket tid, värdefull tid. De flesta företagare, i synnerhet småföretagare, har mycket att stå i och sysslorna verkar aldrig ta slut. Därför är det extra viktigt att spara in tid där du kan. Istället för att använda din tid på administration kan du lägga den på själva verksamheten. Något som brukar vara betydligt bättre både för dig och för verksamheten.

Genom att göra det så enkelt som möjligt är det också mer hållbart. När något är svårt eller tar lång tid är det lättare att välja att leja någon annan att utföra uppgifterna. Bokföring och annan administration är typiska uppgifter som lejs ut till andra företag eller personal. Därmed tillkommer nästan alltid en högre kostnad än om du kan göra det själv. Därför är det ofta ekonomiskt fördelaktigt att göra det så lättsamt som möjligt för dig. På så sätt kan du hitta en bra mellanväg att hålla nere kostnaderna men ändå inte lägga för mycket av din egna tid.

Om du sköter din egen bokföring kan det därför vara en bra idé att undersöka de alternativ som erbjuder en kombinationslösning. Exempelvis SpeedLedger och Fortnox, som båda är bokföringsprogram som också erbjuder faktureringslösningar. De båda erbjuder också en gratisperiod så om du överväger att byta till en kombinerad fakturerings- och bokföringslösning kan du testa det riskfritt.

Av Johan Johansson

Johan är redaktör på MoneyPilot med ett stort personligt intresse för ekonomi, sparande och lån. Johan har en kandidatexamen i affärsjuridik från Uppsala Universitet samt över 10 års erfarenhet som egen företagare.