Bokföringsguide för nybörjare
Bokföring innebär att du för anteckningar över alla transaktioner som sker i företaget. Du sammanställer och redovisar sedan alla dina transaktioner (ekonomiska händelser) som skett i ditt företag. Bokföringsnämnden har bestämt att alla företagare ska redovisa sin ekonomi på samma sätt. Man ska bokföra händelser på två olika sätt, i datumordning (grundbokföring) och även så att man kan se händelserna i systematisk ordning (huvudbok). Det innebär att man får ha två olika konton för sin bokföring. De båda bokföringssätten innehåller samma information men är uppbyggda på olika sätt. På så vis kan man se alla händelser både i den ordning de skett och även efter art. Detta gör att man kan följa förloppet av händelser och se hur det gått för företaget under året. Man ser också vilka händelser som gjort att det gått plus eller minus, alltså vilket resultat de olika affärshändelserna har gett.
Varaktig bokföring
För att din bokföring ska vara godkänd ska den vara varaktig, vilket innebär att du inte får radera eller ändra den. Gör du din bokföring för hand så ska den för att ses som varaktig vara antecknad med bläck. I ett datoriserat bokföringsprogram anses posten som varaktig då den inte längre går att ändra eller ta bort. Bokföring ska utföras enligt så kallad god redovisningssed, vilket innebär att man måste följa lagar och praxis. Bokföringen granskas vid slutet av räkenskapsårets år i vissa fall av en revisorer, som ser om man följt god redovisningssed. Har man som företagare inte följt det så kan man få böter.
Bokslut
I slutet av räkenskapsåret ska alla företagare avsluta bokföringen med bokslut. Ett bokslut innebär en sammanställning av företagets bokföring och kan vara en sorts årsredovisning eller ett årsbokslut. Detta gör man genom att sammanställa alla händelser i sin resultaträkning och även en balansräkning. I en resultaträkning ser man en översikt av tillgångar, innestående kapital och eventuella skulder. Om företaget inte har en högre nettoomsättning än tre miljoner, så kan företagaren välja att endast redovisa resultat- och balansräkning, det brukar kallas för ett förenklat bokslut.
Dubbel bokföring – ett bra sätt att hålla ordning
I bokföring skrivs varje affärshändelse in på konton där vänster sida kallas debet och höger sida kredit. En affärshändelse betyder till exempel inköp, försäljning och lån och allt som påverkar företagets ekonomiska ställning. Dubbel bokföring kan enkelt beskrivas som att varje affärshändelse i företaget kommer att bokföras på två olika konton, dels i debet på ett konto och dels i kredit på ett annat konto. Det kallas för att ett konto debiteras, medan det andra krediteras, varje konto som ökar i debet kommer att minska i kredit och tvärtom. Summan av alla kontons debet och alla kontons kredit ska alltid vara lika. Ibland kommer en affärshändelse att bokföras på fler konton i debet än i kredit och omvänt, men summan av debet ska alltid vara lika med summan av kredit. Dubbel bokföring har använts sedan 1400-talet och gör att man tydligt kan se vart pengar tagit vägen i företaget. Fel utesluts inte, men det blir ett sätt att kontrollera att bokföringen stämmer och att söka reda på fel som uppstått.
Olika sorters konton
Det finns fyra olika sorters konton: tillgångar, skulder/eget kapital, inkomster och utgifter. Alla fyra kontoslagen har en rad underkonton. Tillgångskontot kan ha underkonton som inventarier, kassa och bankgiro, och utgiftskonton kan delas upp i till exempel varuinköp, hyra och löner.
- Tillgångar ökar i debet
- Skulder/eget kapital ökar i kredit
- Inkomster ökar i kredit
- Utgifter ökar i debet
Det är inte lätt att hålla reda på hur konton minskar och ökar till en början, men tänk på att om du har bokfört en affärshändelse i debet ska du alltid bokföra nästa konto i kredit. Om du lär dig ovanstående tabell kommer du att komma långt.
Som exempel kan vi ta ett företag som har köpt en vara, du vet att utgifterna (varuinköp) ökar i debet och då kommer tillgångarna (kassakontot) minska i kredit.
Ett bokföringsprogram håller numera automatiskt reda på debet och kredit, så om du vill bokföra ditt inköp skriver du bara in summan du köpt för och programmet kommer att bokföra på rätt sida av kontot.
BAS-kontoplan
En BAS-kontoplan används av de flesta företag vid bokföring. BAS-kontoplanen består av en lista över samtliga konton. Varje konto består av fyra siffror. Ett företag kan använda sig av en egen unik sådan lista med så kallade egna kontonummer. Det vanligaste är dock att man använder sig av BAS-kontoplanen, vilket också rekommenderas. Den brukar ses som standard vid bokföring. BAS-kontoplanen används dessutom också i datoriserande bokföringsprogram som standard. Detta är ytterligare en anledning till att använda sig av och lära sig just denna kontoplan.
Ansvar för uppdatering av BAS-kontoplanen
BAS-kontoplanen har funnits sedan 1976 i Sverige och den togs fram av Svenska Arbetsgivarföreningen tillsammans med Sveriges Industriförbund. Vem som har haft ansvar för att uppdatera BAS-kontoplanens konton sedan dess har varierat en del men idag bärs ansvaret av BAS-intressenternas förening som äger BAS-kontogruppen i Stockholm.
Använd helst samma kontoplan
Anledningen till att de flesta företag och organisationer som har redovisningsskyldighet använder sig av BAS-kontoplanen är för att bokföringsarbetet i sig underlättar genom att kontoplanen blir enklare och snabbare att använda och läsa av om alla använder samma. När alla använder BAS-kontoplan blir det lättare att hålla ordning på och lära sig kontonummer utantill och själva bokföringen kan då ske i ett snabbare tempo. Utöver organisationer och företag som är redovisningsskyldiga används även kontoplanen av myndigheter.
Kontonas fyra siffror
Varje konto består av fyra siffror. Alla fyra siffror beskriver kontot. Den första siffran beskriver kontoklass, den andra beskriver kontogrupp, den tredje huvudkonto och den sista underkonto.
Redovisningsskyldighet
Alla näringsidkare, det vill säga alla fysiska eller juridiska personer som driver verksamheter av ekonomisk art genom att sälja tjänster eller varor, har redovisningsskyldighet. Med redovisningsskyldighet menas att alla affärstransaktioner ska dokumenteras och redovisas i en bokföring och då gärna med hjälp av BAS-kontoplanen. Transaktionerna ska kunna redovisas i datumordning och systematisk ordning.
