Yritystoiminnan yksi olennainen osa on myynnin tekeminen. Myyntiin tarvitaan asiakkaita, jotka ostavat palveluja yritykseltä. Tästä syystä laskutuspalvelu on olennainen osa yritystoimintaa nykypäivänä – erityisesti sähköinen laskutus.
Ennen kaikki kirjanpitoon liittyvät asiat tehtiin paperille käsin, niin myös laskutus. Nykyään internet ja tietotekniikka tuovat tullessaan erilaisia laskutuspalveluiden mahdollisuuksia yritykselle ja yrittäjille. Kun yrittäjä voi käyttää sähköistä laskutuspalvelua ja syöttää sinne yrityksen tietoja, paperiasioiden hoitamiseen ei mene niin paljon aikaa, ja hän voi keskittyä itse yrityksen pyörittämiseen. Jos talousasioiden hoitaminen on osittain tai kokonaan ulkoistettu, voi käsin tehty kirjanpito kuitenkin hyödyttää laskutuspalvelua ja sen toimintaa.
Hyviä ohjelmia laskutuspalveluun on olemassa useita. Laskutuspalvelu kannattaa valita mm. yrityksen koon ja yritysmuodon mukaan. Esimerkiksi toiminimellä kampaamoa pyörittävä yrittäjä ei tarvitse niin laaja-alaista laskutuspalvelua kuin osakeyhtiö tai avoin yhtiö, kuten Kesko.
Sähköinen laskutuspalvelu on sinänsä oivallinen apu nykyajan yrityksille, sillä palvelussa saa syötettyä laskupohjalle tarvittavat tiedot ja sitä kautta laskun lähetys nopeutuu. Laskutuspalvelut yleisesti huomauttavat myös, jos jokin asia laskulla ei ole oikein, jolloin yrittäjä tietää tarvittaessa korjata virheet ennen itse laskun lähettämistä.
Miksi sähköinen laskutuspalvelu?
Freelancerina toimiessa ja satunnaisia keikkoja tehdessä ilman Y-tunnusta laskuttamista varten, työtä tilaavan asiakkaan kannalta laskutuspalvelu voi olla paikallaan. Laskutuspalvelu huolehtii tuolloin tarvittavat maksut ja pitää huolen, että kaikkia pykäliä noudatetaan.
Kun yrityksen toiminta on mahdollisesti laajentunut niin, että sitä voidaan kannattavuudenkin puolesta verrata kokopäivätyöhön, kannattaa viimeistään harkita sähköisen laskutuspalvelun käyttämistä. Monesti laskutuspalvelu antaa alennusta palvelumaksuista, kun yrityksen laskut ovat ylittäneet jonkin tietyn euromääräisen rajan.
Yrittäjien kannattaa myös ottaa huomioon, että laskutuspalvelun käytöstä aiheutuneet kustannukset on mahdollista saada verovähennyksiin tulonhankintaan liittyvinä kustannuksina.
Mitä palvelumaksut sitten sisältävät ?
Laskutuspalvelut laskuttavat eri periaatteen mukaan laskutuksesta. Osa perii jokaisesta laskusta saman summa – aivan sama, millainen itse laskutuksen määrä eurollisesti on. Osa puolestaan perustaa laskutuspalkkion laskutuksen kokonaissumman mukaan.
Kun palvelumaksuja vertaillaan, niiden suuruuteen vaikuttaa yritys ja sen koko. Vaihtelua löytyy myös siinä, mitä palvelumaksu laskutuspalvelussa sisältää.
Yleisessä vertailussa tuli esille, että palvelumaksu useimmiten sisältää laskutuksen ja palkanlaskennan. Laskutuspalvelu pitää huolen, että laskut lähetetään asiakkaille joko postin tai sähköpostin välityksellä tai muutoin verkkolaskuna. Mikäli asiakas ei maksa laskua ajallaan, pitää palvelu huolen myös maksumuistutuksista.
Laskutuspalvelun yksi osa on myös niin kutsuttu vapaaehtoinen perintä. Mikäli laskun summaa ei ole saatu ajallaan yrityksen tilille vielä automaattisten muistutustenkaan jälkeen, voidaan siihen siirtyä. Käytännön tasolla tässä kohtaa laskutuspalvelua myyvä yritys siirtää maksujen hoitamisen perintätoimistolle, kuten Lindorff. Perintätoimisto toimii perinnän kanssa asianmukaisen lainsäädännön mukaan.
Palvelumaksuihin sisältyy myös yleisesti palkanlaskentaa, joka puolestaan sisältää mm. verottomien kulujen laskemisen. Yrittäjän tai yrityksen edustajan on toimitettava asiaankuuluvat kuitit laskutuspalvelun edustajalle sekä kirjata laskutustyökalussa ne kohdilleen. Näin laskutuspalvelu pystyy ottamaan kulut huomioon. Samalla yrittäjä pystyy itse seuraamaan yrityksen kirjanpitoa.
Mikä laskutuspalveluista on juuri minun tilanteessa sopiva ?
Oikean laskutuspalvelun valikoiminen kaikista vaihtoehdoista on toki olennaista, jotta siitä saadaan kaikki hyöty irti. Koska yrityksiä on nykyään monenlaisia, ei ole mahdollista antaa yhtä oikeaa vastausta. Ei löydy sellaista yhtä laskutuspalvelua, joka olisi kaikille sopiva ja mieleinen. Valintaa tehdessä kannattaa miettiä, mitä itse on hakemassa omalle yritykselleen. Kannattaa ottaa huomioon myös omat mieltymykset ja oma henkilökohtainen tilanne samoin kuin yrityksen tilanne.
Kun yritys on saanut valittua itselleen laskutuspalvelun, kannattaa kuitenkin tasaisin väliajoin tarkistaa tilanne uudelleen. Yrityksen tilanteen muuttuessa tavalla tai toisella, voi laskutuspalvelun vaihtaminen olla paikallaan. Palvelumaksut tai kyseisen palveluntarjoajan tarjoamat palvelupaketit eivät välttämättä aja enää sitä asiaa, jota ostava yritys on tarkoittanut ostavansa.
Suomessa laskutuspalveluita on useita tarjolla, kuten esimerkiksi:
Ukko.fi
Ukko-laskutuspalvelu on tarkoitettu kevytyrittäjien laskutuspalveluksi. Ukko perustettiin 2012 eli se on suhteellisen uusi laskutuspalvelu, mutta sitä käyttää jo yli 60 000 yritystä aktiivisesti.
Ukko lupaa pitää huolta yrityksen paperiasioista hoitamalla kevytyrittäjän puolesta itse yrityksen pyörittämiseen liittyvät pakolliset asiat. Yrityksen tai yrittäjän on lähettävä vain verokortti ja tilinumero Ukko.fi-palveluun.
Ukko.fi-palvelun käyttöönottaminen ei maksa mitään ja laskun lähetyskin on ilmaista. Palkan nostamisesta peritään Ukko.fi-palvelussa 5 prosentin palvelumaksu.
Ukko.fi sopii laskutuspalveluna sinänsä enemmän vuokratyövoiman palkkaamiseen ja muuhun vastaavaan
Eezy
Eezyllä on yli 10 vuoden kokemus alaltaan ja sille on ehtinyt kertyä yli 25 000 käyttäjää. Eezy sopii erityisesti sellaisille, joita kiinnostaisi yrittäjyys, mutta yrityksen perustaminen tuntuu liian isolta askeleelta ottaa. Eezyn avulla on vaivatonta kokeilla ajatuksia ja suunnitelmia käytännössä, samalla kun pyrkii hankkimaan asiakkaita valmiiksi ennen itse yrityksen perustamista.
Eezy sopii myös sellaisille, jotka työttöminä haluavat työllistää itsensä. Eezystä saa avun lakipykälien ja maksujen hoitamiseen.
Eezy laskuttaa käyttäjiä vain silloin, kun käyttäjällä on laskutettavaa työtä, ei siis ole vakituisia kuukausi tai vuosikohtaisia maksuja. Eezyn palvelumaksut ovat yleisesti 3 ja 5 prosentin välillä arvolisäverottomasta hinnasta laskettuna.
Palvelumaksut on porrastettu euromääräisen laskutusmäärän mukaisesti kolmelle portaalle. Alle 75 000 euron laskutuksella palvelumaksu on 5%+alv. Yli 75 000 euron laskutuksella palvelumaksu on 4%+alv. Yli 150 000e laskutuksella palvelumaksu on puolestaan 3%+alv.
Kokonaissumma laskutuksessa lasketaan Eezyn extranetissä tehdyt laskutukset, jotka ovat johtaneet palkanmaksuun. Eezy seuraa asiakkaidensa laskutuskertymiä, jotta palvelumaksu saadaan pidettyä ajantasalla.
Asiakasyritys tai -yrittäjä näkee voimassaolevan palvelumaksuprosentin extranettinsä etusivulta heti kirjautumisen jälkeen. Palvelumaksuun sisältyvät:
– laskutus
– perintä
– palkanmaksu
– toiminnan vastuuvakuutus
– todistukset
– neuvonta
– tapahtumat.
E-tunnus
E-tunnuksella yrittäjyyttä sekä omia yritysideoita on mahdollista testata ilman paperitöiden tuomia haasteita. E-tunnus huolehtii kirjanpidosta ja laskutuksesta yrittäjän puolesta.
E-tunnuksen kaikki palvelumaksut ovat 3 ja 5 prosentin välillä. Maksut on porrastettu kolmelle portaalle ja ne lasketaan laskujen arvonlisäverottomasta kokonaissummasta. Kokonaissumma kertyy jatkuvasti, eikä se nollaudu esimerkiksi tilkauden tai kalenterivuoden vaihtuessa. Laskujen loppusummaa seurataan jatkuvasti, jotta tarvittaessa prosentti pystytään päivittämään ajantasalle.
Alle 20 000 euron laskutuksella palvelumaksu on 5 prosenttia. Yli 20 000 euron laskutuksella palvelumaksu on 4 prosenttia, kun puolestaan yli 50 000 euron laskutuksella palvelumaksu on 3 prosenttia.
Rekisteröityminen, laskun tekeminen, muistutuslaskut ja perintä ovat maksuttomia E-tunnuksessa. Express-palkka on puolestaan 3 prosenttia lisää.
Finjob
Finjob on tarkoitettu niille, jotka haluavat tehdä töitä kuin yrittäjät ja laskuttaa sen mukaisesti, mutta ilman itse yritystä. Finjob huolehtii kokonaisvaltaisesti rekisteröityjen käyttäjien laskutuksesta alusta loppuun, jolloin yrittäjä voi keskittyä itse yrityksen pyörittämiseen.
Finjobin palvelumaksu on 4 prosenttia (sisältää ALV:n) arvolisättömästä laskutuksesta. Suurin mahdollinen palkkio kuitenkin on 250 euroa.
Odeal
Odealilla on yli 20 000 rekisteröitynyttä asiakasta. Odealilla voi yrittäjänä toimimista ensin testata ja sitten vasta perustaa oman yrityksen, kun asiakkaita on jo kertynyt. Odealin palvelut sopivat kaikille, jotka ovat kiinnostuneet yrittäjyydestä, mutta eivät itsessään ole käytännön toteutuksesta varmoja. Epävarmuuteen voivat vaikuttaa mm. tiedon puute yrityksen pyörittämisestä.
Odealin palvelun käyttäminen on vaivatonta. Yrittäjän on itse mahdollista valita työnsuorittaja. Yrittäjä sopii työtehtävät, palkkiot ja maksuehdot suoraan työnsuorittajan kanssa ilman välikäsiä. Odeal on palkanmaksajan roolissa yrittäjän ja työnsuorittajan välissä.
Odealilla palvelumaksut on porrastettu neljälle eri portaalle. Minimimaksu palkanmaksua kohden on porrastuksesta huolimatta 15 euroa (18,60e alv:n kanssa).
Kun yritys aloittaa yhteistyön Odealin kanssa, palvelumaksu on 5 prosenttia. Kun laskutuskertymä nousee yhteensä yli 60 000 euron, laskee palvelumaksu 4 prosenttiin. Yli 120 000 euron laskutuskertymällä palvelumaksu on puolestaan 3 prosenttia. Neljäs porras on yli 200 000e laskutuksella oleva palvelumaksu 2 prosenttia.
Omapaja
Omapaja kevytyrittäjyyspalvelu on hieman erilainen kuin muut laskutuspalvelut. Se on kohdistettu enemmän työn laskuttamiseen, joka perustuu tavalla tai toisella henkilön osaamiseen ja tietotaitoon.
Niin kutsuttuna pajayrittäjänä toimiessa saa Omapajan koko yhteisön avun ja tuen yrityksen toiminnalle ja joukosta löytyy aina joku, kuka pystyy auttamaan.
Omapaja on auki kaikille keneltä löytyy yrittäjälle vaadittavia ominaisuuksia. On oltava ahkera ja sisäisesti yrittäjä, valmis ottamaan vastuun tekemisestään, kyky tuoda itseään ja osaamistaan esille, tahtoa vaikuttaa työhönsä itse, sekä kärsivällisyyttä ja epävarmuuden kestämistä.
Palveluhinnasto on Omapajalla selkeä. Palvelumaksu on 5%+ 24% ALV vain palkanmaksun yhteydessä, mutta kuukausimaksuja tai muita vastaavia kiinteitä kuluja ei ole. Laskutus on täysin maksutonta.
Vapaaehtoisesti pajayrittäjä voi ottaa lakisääteisen sairausvakuutuksen sekä tapaturma- ja vastuuvakuutukset, jotka maksavat keskimäärin 3%+ 24% alv bruttopalkasta.
Palvelumaksut Omapajassa sisältävät seuraavat:
– laskutuspalvelu, kirjanpito
– lakisääteiset maksut, vakuutukset, ilmoitukset sekä maksujen tilitykset verottajalle
– palkanlaskenta
– sparrauspalvelut
OP Kevytyrittäjä
Kevytyrittäjyydestä kiinnostuneet saavat y-tunnuksen OP Kevytyrittäjä -palvelussa. Tämä OP Pankin tarjoama palvelu lupaa, että sitä kautta töitä tekemällä on mahdollista tienata jopa viidenneksen enemmän kuin palkansaajana.
Yllä mainittu lupaus on perusteltu sillä, että yrittäjänä toimiessa verotuksessa voi vähentää liiketoimintaan liittyvät kulut. Yrittäjänä toimiessa on mahdollista myös vaikuttaa eläkemaksuihin enemmän kuin työntekijänä jonkun toisen omistaman yrityksen listoilla. Pienenä yrittäjänä toimiessa toiminimellä on mahdollista saada arvolisäveron alarajahuojennus.
Op Kevytyrittäjä -palvelussa on tarjolla myös automaattinen kirjanpito. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että yrittäjän palvelussa lähettämät laskut ja asiakkailta saadut maksut kirjautuvat järjestelmän kirjanpitoon paikoilleen automaattisesti. Laskujen lähettäminen on tehty palvelussa myös erittäin vaivattomaksi.
Palvelumaksu OP Kevytyrittäjä -palvelussa on 5 prosenttia laskutettavasta summasta. Tähän lisätään vielä 24% arvonlisävero ja muut lakisääteiset maksut, kuten ennakkoverot.
Vuoden 2019 alusta tuli voimaan muutos palvelumaksussa. Tämä tarkoittaa sitä, että vuosittain yllä mainittua palvelumaksua veloitetaan vain siihen asti, kun laskutettava yhteissumma on alle 30 000e. Kun vuoden aikana yrityksen liikevaihto ylittyy 30 000e, OP Kevytyrittäjä -palvelu on loppuvuoden maksuton.
OP Pankki tarjoaa tähän samaan palveluun tukea myös puhelimitse sekä chatin kautta. Tämä on erittäin hyödyllistä etenkin yrittäjän aloittaessa toimintaa.
Toimipiste.fi
Toimipiste.fi-palvelun kautta on mahdollista laskuttaa ilman y-tunnusta tai omaa yritystä. Tämä laskutuspalvelu on mahdollinen myös sivutyöstä laskuttaessa. Toimipiste.fi-palvelun sivuilla on mahdollista leikkiä erilaisilla laskureilla, jotka helpottavan oman työn hinnoittelua. Niiden kautta on helppo laskea, kuinka paljon palkkaa on käytännössä tulossa tilille tehdystä työstä.
Kun itse työ on tehty, palvelussa on Extranet, jonne laskun tiedot on helppo syöttää. Järjestelmä laskee sitten palkan ja nostaa sen tilille, kun niin haluat.
Toimipiste.fi palvelumaksu on 5% palkannoston yhteydessä. Liittyminen ja laskuttaminen on täysin maksutonta. Palvelumaksu on kuitenkin vähintään 15 euroa palkanmaksua kohti, mikä tarkoittaa 300 euron edestä arvonlisäverotonta laskutusta. Yhteen palkanmaksuun on kuitenkin mahdollista lisätä niin monta laskua, kuin yrittäjä vain itse haluaa.
