Laskutusohjelma

Perinteisesti paperinen lasku on lähetetty kirjeenä. Arkistoinnin kannalta fyysinen tosite on laskun saajan kannalta kätevä, mutta alati nousevat Postin toimituskulut ja vähenevät jakopäivät ovat saaneet monet suuret pörssiyhtiöt sekä PK-yritykset vaihtamaan sähköiseen laskutukseen.

Paperiton laskutus on nykypäivää

Tänä päivänä on huomattavasti paljon enemmän syitä valita paperiton lasku paperilaskun sijaan. Kun lasku tulee kätevästi sähköpostiin tai suoraan verkkopankkiin, ei tarvitse murehtia mahdollisista jakeluviivästyksistä ja muistutusmaksuista, jos sähkölasku unohtuukin kuukausiksi jääkaappimagneetin alle. Myös luontoa säästyy, kun turha printtaaminen vähenee ja postittamiseen liittyvät päästöt pienenevät.

Etenkin yrityksille sähköiset laskutustavat ovat varmempia, sillä valitettava tosiasia on, ettei Postin palveluihin voi enää luottaa entiseen tapaan. Kilpailevat kuljetusyhtiöt, kuten Matkahuolto, PostNord ja DHL ovat kasvattaneet toimintaansa pakettikuljetuksissa ja nopeissa yrityksen sisäisissä kuljetuksissa suositaan nykyään paljon kuriiripalveluita. Yritysten ja kuluttajien riippuvuus Postista on siis vähentynyt muutoinkin kuin laskujen lähettämisen ja vastaanottamisen osalta. Tilannetta ei ainakaan helpota, että useat kuluttajalaskuja lähettävät yhtiöt ovat joutuneet lisäämään paperilaskuihinsa monen euron suuruiset laskutuslisät, kun Posti on kilpailutilanteessa joutunut nostamaan omia hintojaan.

Sähköinen lasku on aina tallessa

Kaikille on joskus käynyt niin, että juuri se viimeisin tärkeä tosite on hukkunut paperipinoon tai sitä siivouslaskua, jota on säilytetty seuraavaa veroilmoitusta varten, ei löydy enää tarpeen tullen mistään. Kotitalouksiin saapuva paperin määrä on melkoinen, jos kaikki laskut olisivat paperisia: sähkölaskut, vesimaksut, puhelinlaskut, lainanlyhennykset, vakuutukset… Puhumattakaan tilatuista sanomalehdistä, mainoslehtisistä ja ilmaisjakelujulkaisuista. Ei siis ihme, että liput ja laput menevät toisinaan sekaisin.

Paperiton lasku pysyy aina tallessa, sillä tuli se sitten verkkopankkiin tai sähköpostiin, data säilötään palvelimelle, eikä pelkästään käyttäjän kiintolevylle. Näin ollen tositteet ovat aina saatavilla, kunhan käyttäjä ei itse mene lopullisesti poistamaan saapuneita laskuja. Paperilaskujen kannalta on myös ongelmallista, jos Posti hukkaa kirjeitse lähetetyn laskun. Vaikka kuluttaja ei koskaan saisikaan laskua itselleen, yritys voi todeta lähettäneensä laskun ajallaan ja periä myöhästymismaksuja alkuperäisen summan päälle.

Kuinka paperiton laskutus toimii?

Monet vanhemman polven yrittäjät saattavat virheellisesti luulla, että sähköinen laskuttaminen vaan tuottaa turhaa lisätyötä nykyisen paperilaskutuksen ohella. Verkkolaskut vaativatkin toimiakseen erityisiä järjestelmiä, mutta se ei ole suinkaan ainoa e-laskutuksen muoto. Kaikki nettipankkeihin suoraan saapuvat laskut ovat juuri verkkolaskuja, mutta moni suurempi yritys toimittaa laskuja myös suoraan asiakkaan sähköpostiin.

Sähköisten laskujen luominen tapahtuu täsmälleen samalla tavalla kuin perinteisten paperilaskujen. Ainoa ero näiden laskutusmuotojen välillä on, että e-laskua ei tulosteta, vaan se tallennetaan PDF-muotoon. Yrittäjän näkökulmasta laskujen lähettäminen sähköpostitse on nopeaa ja kustannustehokasta, sillä sähköpostipalvelimet ja domainit maksavat vain muutamia euroja kuukaudessa, eikä arvokasta työaikaa tarvitse tuhlata kirjeiden kiikuttamista postilaatikkoon.

Laskutuspalvelut netissä

Yritys- ja työelämä muuttuu entistä enemmän siihen suuntaan, että työ ei enää tapahdu vain yhden työpöydän ja tietokoneen äärellä. Ihmiset liikkuvat ja käyvät työmatkoilla, mutta yrittäjillä ei ole varaa olla montaa päivää tavoittamattomissa. Siksi nettiyhteyden pitää toimia maan joka kolkassa ja mieluiten myös ulkomailla. Sama pätee myös yrityksen tärkeimpiin tuki- ja ylläpitopalveluihin, kuten laskuttamiseen: firman tulovirta ei saa sen takia pysähtyä, että yrittäjä on viikon seminaarireissulla toisella puolen maapalloa.

Netissä toimivat pilvipohjaiset laskutuspalvelut ovatkin helpottaneet etenkin PK-yritysten toimintaa. Nyt laskut voidaan luoda ja lähettää mistä vaan, milloin vaan, kunhan nettiyhteys on saatavilla. Laskujen tilannetta ja tulovirtaa voi myös helpommin seurata, kun on aina reaaliaikainen tieto saatavilla taloustilanteesta. Laskutuspalveluihin on helppo lisätä käyttäjiä oman yrityksen sisällä tai vaikkapa jakaa käyttöoikeus tilitoimistolle, mikäli pelkkä laskutusohjelma ei riitä kattamaan yrityksen kaikkia taloushallinnan tarpeita. Monesta palvelusta voi tarvittaessa tuoda erinäisiä raportteja ja koontilaskuja esimerkiksi tilinpäätöstä varten.

Laskutuspalveluiden käyttäminen pähkinänkuoressa

Laskutuspalveluissa on eroja, mutta niiden toimintaperiaatteet ovat hyvin pitkälti samat. Riippuen palvelusta ja tilauksesta, laskutuspalveluilla voi muun muassa

• lähettää myyntilaskuja
• luoda ja lähettää tarjouksia
• tallentaa ostolaskuja
• tehdä arvonlisäveroraportteja

ja niin edelleen. Palveluiden hinnat vaihtelevat 10 eurosta jopa satasiin, mutta kalliimpiin palveluihin kuuluu usein henkilökohtainen tilinhoitaja, tilinpäätös, veroilmoitukset ja muut kirjanpidolliset toimenpiteet. Palveluita on siis joka lähtöön – mitä enemmän on valmis itse tekemään taloushallinnon eteen, sitä halvemmalla usein pääsee laskutuspalveluissa

Asiakastiedot tallessa

Laskutuspalveluita käyttävät yritykset pitävät samalla varmuuskopiota omasta asiakastietokannastaan. Laskutuspalveluiden tarkoitus on, että laskuttaminen on mahdollisimman nopeaa ja yksinkertaista ja siihen kuuluu olennaisesti asiakasrekisterin ylläpitäminen. Myyntilaskut on helppo luoda vaikka älypuhelimella, kun laskutustiedot löytyvät jo valmiiksi palvelusta. Laskujen lähettäminen käy muutamalla klikkauksella, eikä sähköpostiosoitteita tarvitse ulkomuistista kaivaa.

Reskontra pilvessä

Jos laskutuspalvelu tarjoaa myös kirjanpitoa, myyntireskontraa, eli laskujen tilanteen seurantaa, on helppo tehdä vaikka päivittäin. Jos aikaisemmin on joutunut postittamaan kaikki tositteet kirjanpitäjille aina kerran kuussa, nyt saman työn voi hoitaa hiljalleen aina yhden suorituksen saapuessa tilille.

Laskutusohjelmistot

Pilvipohjaisten palveluiden lisäksi on olemassa erilaisia tietokoneelle asennettavia ohjelmistoja, joilla laskutusta voi hoitaa. Useimmiten näitä ohjelmistoja käyttävät suuremmat yritykset tai tilitoimistot, sillä niiden avulla voi luoda kaikki dokumentit, mitä yritys liiketoiminnallisesti tai verottajan kannalta tarvitsee.

Tarvitseeko yritys laskutuspalveluita?

Ei, mutta arkea se kyllä helpottaa. Yritys voi hyvinkin toimia ilman laskutuspalveluita tai kirjanpitäjiä, mutta se tarkoittaa, että laskutusbyrokratia jää täysin yrittäjän vastuulle. Mikro- ja toiminimiyrittäjät voivat säästää satasia laatimalla muutamat myyntilaskunsa kuukaudessa itse esimerkiksi Excelillä tai Wordillä. Suomen lainsäädännössä ei ole määritelty mitään muotoseikkoja laskuille, joten riittää, kun laskussa on selkeästi esillä laskuttajan ja asiakkaan tiedot, loppusumma, ALV-erittely, eräpäivä sekä viitenumero tai viesti. Teoriassa laskun voi yrittäjä luoda vaikka käsin.

Kun käyttää laskutuspalvelua, ei tarvitse murehtia, jääkö jotain olennaisia tietoja laskusta uupumaan. Maksuaikoja ja mahdollisia viivästyskorkoja ei yrittäjä välttämättä tule ajatelleeksi laskua luodessa, mutta kun järjestelmä lisää ne automaattisesti laskuun, ne tulee aina näkyville. Ulkomaankaupassa on myös syytä muistaa ALV-tunnisteet (VAT number), sillä jos ne eivät ole näkyvillä tositteessa, verotusperusteita on vaikea todentaa jälkikäteen verottajalle. Arvonlisäverojen tilitysperusteet vaihtelevat maittain ja olennaista myös on, mitä myydään ja myydäänkö yritykselle vai kuluttajalle.

Jos lähetät laskut itse ilman laskutuspalvelua, ota nämä seikat huomioon

• Laskusi saattaa jäädä roskapostisuodattimeen.

Laskutuspalveluiden viestit eivät useimmiten jää spämmifilttereihin, sillä niiden nimipalvelimilla käytetään sertifikaatteja, jotka vahvistavat sähköpostipalvelimille niiden identiteetin. Näiden varmenteiden lisääminen on usein käyttäjän itsensä vastuulla, ja mikäli haluaa varmistaa, että laskut menevät taatusti kaikille asiakkaille perille, sertifikaateista voi joutua jopa maksamaan hieman.

• Kulutat omaa palvelintilaasi

Jokainen lasku ja lähetetty viesti vievät tilaa sähköpostipalvelimeltasi, joten kansioita täytyy aika ajoin siivota vanhoista viesteistä. Silloin tosin häviävät myös varmuuskopiot lähetetyistä laskuista.

• Jätät arkistoinnin omalle vastuullesi

Suomessa kirjanpitolainsäädäntö velvoittaa yrittäjät säilyttämään kaikki kirjanpitoaineistot, eli käytännössä kuitit ja myyntilaskut kuuden vuoden ajan. Kaikki laskutuspalvelun kautta luodut laskut ovat tallella pilvessä, mutta jos luot ja lähetät laskut itse, olet vastuussa myös arkistoinnista. Säännöllinen tositteiden varmuuskopiointi USB-tikulle tai CD:lle on tällöin ehdottoman tärkeää (ja suositeltavaa myös laskutuspalveluiden käyttäjille).

Haluatko ottaa laskutuspalvelun käyttöön? Näin valitset oikein

Kaikki yritykset ja yrittäjät ovat erilaisia. On hyvin yksilöllistä, osaako tai haluaako yrittäjä osallistua taloushallintoon ja jos haluaa, missä määrin. Nyrkkisääntö on, että mitä halvempi laskutuspalvelu on, sitä enemmän vastuuta palvelun käytöstä jää itse yritykselle.

Hinta on luonnollisesti tärkeä valintaperuste, mutta tässä tapauksessa se ei saa olla se ratkaiseva. Palvelua valitessa kannattaa ennemmin kiinnittää huomiota muutamaan olennaiseen kysymykseen:

• Onko yritysmuotoni tuettu palvelussa? (Useat palvelut ovat suunniteltu vain toiminimiyrittäjien tarpeisiin.)
• Kuinka paljon asiakkaita minulla on kuukaudessa? (Jotkut palvelut laskuttavat tositteiden määrän mukaan.)
• Ovatko asiakkaani tottuneet sähköiseen laskutukseen?
• Täytyykö laskuissa olla viivakoodi? (Kaikki palvelut eivät tätä tarjoa.)
• Pitääkö laskun ulkoasun olla täysin muokattavissa yrityksen brändin mukaiseksi? (Laskutuspohjien muokkausmahdollisuuksia on suuria eroja palvelujen kesken.)
• Tarvitseeko palveluun lisätä useampia käyttäjiä minun lisäkseni? (Jotkut palvelut laskuttavat käyttäjien määrän mukaan.)