Laskupohjat & laskun luominen

Mikä on laskupohja?

Laskupohja on useimmiten Word- tai Excel-muotoinen tiedosto, joka nimensä mukaisesti toimii pohjana laskun luomiselle. Laskupohjaan on valmiiksi tehty oikeanlaiset asettelut ja lisätty kohdat kaikille tarvittaville tiedoille. Laskupohjan käyttäjän tulee vain muuttaa pohjaan laskun päivämäärä, eräpäivä, laskunumero, viitenumero ja muut tarvittavat tiedot laskutettavaa tuotettua tai palvelua vastaaviksi. Netissä on tarjolla useita ilmaisia laskupohjia. Toki laskupohjan voi tehdä itsekin, mikäli Wordia tai Exceliä osaa käyttää kohtalaisesti ja tietää, mitä kaikkia tietoja laskupohjaan tulee laittaa. Valmiin laskupohjan avulla käyttäjä voi kuitenkin varmistaa sen, ettei laskusta jää uupumaan mitään tarpeellisia tietoja.

Laskupohjan käytön huonot puolet

On olemassa muutamia syitä, miksi valmiiden laskupohjien käyttäminen ei välttämättä ole kaikissa tilanteissa kannattavaa, vaan esimerkiksi laskutusohjelma olisi parempi vaihtoehto. Jos teet paljon laskuja, laskupohjien käyttö voi tehdä maksusuoritusten kirjaamisesta sekä saatavien hallinnasta hankalaa. Pian sinulla on tietokoneellasi kasa erillisiä laskudokumentteja, ja esimerkiksi erääntyneiden laskujen seuraaminen voi käydä hankalaksi. Jos laskut taas lähettää laskutusohjelman kautta, ne ovat huomattavasti helpommin hallittavissa, ja ne arkistoidaan automaattisesti järjestelmään.

Pelkkiä laskupohjia käyttäessä myös hyvityslaskujen ja maksumuistutusten tekeminen saattaa käydä hankalaksi. Näiden tekemiseksi kun tarvitaan muutakin kuin vain laskun summan muuttaminen. Tämän lisäksi hyvitetty lasku tulisi muun muassa linkittää alkuperäiseen laskuun. Tämän lisäksi myyntitulosten seuraaminen ja raportointi on usein hyvin aikaa vievää pelkkiä laskupohjia käyttäessä. Laskupohjat eivät kerro esimerkiksi sitä, kuinka hyvin vuosi on taloudellisesti mennyt, ja ketkä ovat yrityksesi parhaat asiakkaat. Kattava laskutusohjelma tarjoaa myös työkalut myyntitulosten seurantaan. Tämä puolestaan auttaa sinua selvittämään, mitä tuotteet tai palvelut ovat kannattavia ja mitkä taas voisi ehkä poistaa valikoimasta.

Laskupohjat hankaloittavat myös kirjanpitoa. Laskupohjia käyttäessä kirjanpitäjälle joutuu yleensä toimittamaan useita erillisiä tiedostoja tai paperilaskuja. Laskutusohjelmalla taas sen sijaan on mahdollista luoda valmiiksi tiliöityjä raportteja sekä ALV-erittelyjä.

Laskun tekemisen lailliset vaatimukset

Varsinkin yksin toimivasta yrittäjästä tai freelancerista laskujen luominen ja lähettäminen saattaa alkuun tuntua vaikealta. Tämä saattaa johtaa siihen, että laskut lähtevät matkaan myöhässä, jos ollenkaan. Jos laskuja ei laita matkaan ajallaan, tämä aiheuttaa melko pian sen, ettei yrittäjällä ole enää varaa maksaa omia laskujaan. Laskuttamiseen kannattaa siis heti alkuun perehtyä huolellisesti ja päättää esimerkiksi jokin tietty päivä, jolloin laskuja laittaa aina menemään asiakkailleen.

Laskumerkinnät

Kun Suomessa sijaitseva yritys tai yrittäjä myy palveluitaan eteenpäin, tulee hänen aina muodostaa kaupankäynnistä lasku. Laskun voi toimittaa asiakkaalle joko paperisena tai sähköisenä sen mukaan, mitä asiakkaan kanssa on sovittu. Arvonlisäverolain mukaan laskun tulee sisältää seuraavat tiedot:

• Laskun päivämäärä
• Laskun numero/juokseva tunniste
• Myyjän ALV-tunniste
• Jos käytössä käännetty verovelvollisuus, myös ostajan ALV-tunniste
• Myyjän nimi ja osoite
• Ostajan nimi ja osoite
• Myytyjen tavaroiden määrä ja luonne ja/tai myytyjen palveluiden laajuus ja luonne
• Tavaroiden toimituspäivä tai palvelun suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
• Veron peruste verokannoittain, tuotteen/palvelun yksikköhinta ilman veroa, hyvitykset ja alennukset
• Maksettavan veron määrä
• Verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden peruste
• Tiedot mahdollisista uusista kuljetusvälineistä
• Jos kyseessä on muutoslasku, viittaus aikaisempaan laskuun

Erityisen tärkeää on huomioida se, että tuotteen tai palvelun yksikköhinta tulee ilmoittaa laskussa verottomana. Lisäksi laskusta tulee käydä selvästi ilmi, mistä asiakasta on tarkalleen laskutettu. Laskutettava palvelu tai tuote tulee siis nimetä laskuriville selkeästi ja ymmärrettävästi. Ilmi tulee myös käydä, milloin työ on suoritettu ja mitä kaikkea se on sisältänyt. Ei siis riitä, jos laskutettavaksi työsuoritteeksi merkitsee vain esimerkiksi ”kesäkuun palkka”, vaan laskussa tulee myös eritellä, mitä töitä on tehty. Laskurivien yläpuolella on vapaamuotoinen tekstirivi, jossa lisätietoja tehdystä työstä voi tuoda yksityiskohtaisemmin esille.

Lisäksi on olemassa muutamia eritystapauksia, jolloin laskuun tarvitaan vielä enemmän merkintöjä. Käytettyjä tavaroita tai taide-, antiikki- tai keräilyesineitä myytäessä laskuun tulee lisätä maininta marginaaliveromenettelyssä. Myös matkatoimistojen marginaaliveromenettelystä tulee lisätä laskuun maininta. Verollisen sijoituskullan myynnistä tulee myös tehdä merkintä laskuun.

Joissain tilanteissa kaikkia edellä mainittuja merkintöjä ei tarvitse tehdä laskuun. Tämä on mahdollista sellaisissa tilanteissa, jossa laksu on määrältään vähäinen tai kyseessä olevan toimialan tai laskun lähettämiseen liittyvien teknisten olosuhteiden vuoksi kaikkien pakollisten velvoitteiden noudattaminen on hankalaa. Näitä kevennettyjä laskumerkintävaatimuksia ei kuitenkaan voida soveltaa tavaroiden yhteisömyyntiin, tavaroiden kaukomyyntiin, yhteisöhankkijan harjoittamaan jälleenmyyntiin tai sellaisten tavaroiden myyntiin, jotka kuljetetaan Suomesta toiseen EU:n jäsenvaltioon, ja jotka myyjä asentaa tai kokoaa kohdemaassa. Jos kyseessä ei ole mikään edellä mainituista tilanteista, laskussa voidaan käyttää kevennettyjä laskumerkintöjä, jos laskun loppusumma on korkeintaan 1000 euroa.

Jossain tapauksissa kevennetyt sisältövaatimukset koskevat myös yli 1000 euron laskuja. Vähittäiskaupassa tai siihen rinnastettavassa myyntitoiminnassa, joka tapahtuu lähes yksinomaan yksityishenkilöille, voidaan luoda laskuja kevennetyillä sisältövaatimuksilla. Vähittäiskauppaan rinnastettavaksi myyntitoiminnaksi lasketaan esimerkiksi kioski, kampaamo ja suutari.

Laskuissa, joissa sovelletaan kevennettyjä sisältövaatimuksia, tulee olla seuraavat tiedot:

• Laskun päivämäärä
• Myyjän nimi sekä ALV-tunniste/Y-tunnus
• Myytyjen tavaroiden/palveluiden määrä ja luonne
• Suoritettavaksi tulevan veron määrä verokannoittain/veron peruste verokannoittain

Mistä löydän asiakkaan laskutustiedot ja Y-tunnuksen?

Kaikista helpoiten ja yleensä myös nopeiten asiakkaan Y-tunnuksen ja muut laskutustiedot saa haltuunsa kysymällä niitä asiakkaalta itseltään. Joskus saattaa kuitenkin käydä niin, että lasku pitäisi saada lähetettyä, mutta asiakkaan vastauksessa kestää. Y-tunnuksen selvittämiseen on onneksi muitakin keinoja.

Asiakkaan Y-tunnus ja yhteystiedot ovat useimmiten löydettävissä yrityksen verkkosivuilta tai hakukoneella. Y-tunnusta voi myös suoraan etsiä Yritys- ja yhteistietojärjestelmästä. YTJ:n sivuilla on mahdollista hakea yritystä joko sen nimen tai Y-tunnuksen perusteella. Palvelun käyttö on täysin ilmaista. Y-tunnuksen lisäksi YTJ:n kautta on mahdollista löytää tiedot asiakkaan yritysmuodosta, päätoimialasta, kotipaikasta ja sen käyttämästä kielestä.

Miten ALV toimii?

ALV eli arvonlisävero on kulutusvero, joka myyjän tulee lisätä myymänsä tuotteen tai palvelun myyntihintaan. Myyjän tulee periä vero tuotteen tai palvelun ostajalta ja tilittää se valtiolle. ALV lisätään joka ikiseen myytyyn tuotteeseen tai palveluun. Verovelvollinen taho voi kuitenkin vähentää ostohintaan sisältyneen arvonlisäveron, jos se ostaa tuotteen tai palvelun verollista liiketoimintaansa varten. Tämä pätee vain, mikäli sekä ostaja että myyjä ovat arvolisäverovelvollisia. Loppujen lopuksi ALV tulee siis kuluttajan maksettavaksi.

Mitä ALV-prosenttia minun tulisi käyttää laskussani?

Suomessa on käytössä neljä erilaista ALV-kantaa. Useimmiten käytetty ALV-kanta on 24 %. Joskus ALV voi myös olla 14 %, 10 % tai jopa 0 %.

• 24 % verokanta sisältää kaikki sellaiset palvelut ja tavarat, joiden ei ole erikseen mainittu noudattavan alempaa verokantaa.
• 14 % alennettu verokanta sisältää ravintola- ja ateriapalvelut, elintarvikkeet ja rehut
• 10 % alennettu verokanta sisältää lääkkeet, liikuntapalvelut, kirjat, elokuvanäytökset, kulttuuri- ja viihdetilaisuuksien sisäänpääsyt, majoituspalvelut, henkilökuljetuksen ja yleisradiotoiminnasta saadut korvaukset

Lisäksi seuraavia palveluja myyvät yritykset jäävät täysin ALV:in ulkopuolelle:

• Osakehuoneistojen sekä kiinteistöjen vuokraus ja myynti
• Terveyden- ja sairaanhoito sekä sosiaalihuolto
• ALV-laissa määritellyt koulutuspalvelut
• Vakuutus- ja rahoituspalvelut
• ALV-laissa määritellyt esiintymisistä ja tekijänoikeuksista saadut korvaukset
• Postin yleispalvelut

Nollaverokantaa sovelletaan myös esimerkiksi EU-alueen ulkopuolelle suuntautuvassa viennissä ja tavaran myynnissä EU-maihin ALV-velvollisille ostajille. Lisäksi esimerkiksi jäsenlehtien ja mainosten verottomassa myynnissä yleishyödyllisille yhteisöille sekä varastointimenettelyihin liittyvässä verottomassa myynnissä sovelletaan nollaverokantaa.

Milloin lasku tulisi lähettää?

Useimmiten lasku lähetetään sitten, kun luvattu työ on tehty. Vaikka yleensä laskun lähettämiselle ei ole mitään tiettyä määräaikaa, kannattaa lasku tehdä heti työn valmistuttua. Näin saat rahat käyttöösi nopeimmin eikä laskun lähettäminen unohdu. Kannattaa pitää mielessä myös se, että jos asetat laskun maksuehdoksi vaikkapa 14 päivää ja asiakas maksaa laskun vasta eräpäivänä, rahat lähtevät vasta tällöin liikkeelle. Laskua ei kannata jäättää roikkumaan senkään vuoksi, että asiakkaat eivät välttämättä saa yrityksen toiminnasta kovin luotettavaa kuvaa, mikäli he joutuvat odottelemaan laskua viikkoja tai jopa kuukausia.

Laskun määräaika

Laskujen antamiselle on olemassa tietty määräaika tavaroiden yhteisömyynneissä sekä rajat ylittävien palveluiden myynneissä, jos ostaja on verovelvollinen käännetyn verovelvollisuuden perusteella jossakin toisessa EU-maassa. Jos kyseessä on tavaran yhteisömyynti, sitä koskeva lasku tulee antaa viimeistään tavaran toimitusta seuraavan kuukauden 15. päivänä. Jos taas palvelun myyntiin sovelletaan toisen EU-maan Suomea vastaavaa yleissääntöä, tällöin lasku tulee antaa viimeistään palvelun suoritusta seuraavan kuukauden 15. päivänä. Laskun antamisen ajankohdaksi katsotaan se päivä, jolloin laskun laatija on asettanut sen vastaanottajan saataville. Muissa kuin edellä mainituissa tilanteissa laskujen antamiselle ei ole arvolisäverolaissa asetettu minkäänlaista määräaikaa.