Jokainen yritys Suomessa on velvollinen pitämään kirjanpitoa. Kirjanpidosta vastuullisia ovat yrityksen johdossa työskentelevät henkilöt, jotka on erikseen tehtävään nimetty.
Kirjanpito koostuu lyhyesti sanottuna yrityksen kuluista, tuotoista, omista varoista ja veloista. Kirjanpito on erityisesti yrityksen johtajien avuksi. Kirjanpidossa on tärkeintä, että se on ajan tasalla ja tehty oikein. Useimmissa yrityksissä on oma kirjanpitäjä, joka on vastuussa kirjanpidon oikeellisuudesta.
Yrityksen toiminta jaetaan ajallisesti 12 kuukauden jaksoihin eli tilikausiin. Jokaisesta jaksosta tehdään tilinpäätös eli katsotaan yrityksen taloudellinen tilanne tilikauden päätteeksi. Tilikausi voi olla joko kalenterivuosi tai murrettu tilikausi, joka on muuta kuin tammi-joulukuu. Tilinpäätöksen perusteella yritys maksaa veroja sekä jaetaan mahdolliset voitot omistajille. Reaaliaikaisesti ajan tasalla pidettävää kirjanpitoa kutsutaan juoksevaksi kirjanpidoksi.
Kirjanpito on osa yrityksen ulkoista laskentaa. Siihen liittyy useita lakeja, määrityksiä, laskentaperiaatteita ja oletuksia. Niitä noudattamalla kirjanpito on luotettavaa ja siitä saatavat tunnusluvut ovat vertailukelpoisia. Yrityksen maksettavat verot perustuvat kirjanpitoon, joten myös sen takia kirjanpito on oltava kunnossa.
Kirjanpitoa on kahdenlaista, yksinkertaista ja kahdekertaista. Yhdenkertainen kirjanpito on tarkoitettu pienikokoisille yrityksille, kuten toiminimellä toimiville. Yksinkertaisessa kirjapidossa on yksi rahatili, jonne merkitään tulot ja menot. Paperille tehdyt muistiinpanot kelpaavat kyllä, mutta selkeyden takia on suositeltavaa käyttää taulukkotyökalua koneella, mikäli mahdollista.
Yksinkertaisesta kirjanpidosta huolimatta, yrityksen ostovelkojen ja myyntisaamisten euromäärät on pystyttävä selvittämään jatkuvasti kirjanpidon merkintöjen perusteella. Tase ja tuottojen määrä on pystyttävä myös selvittämään, jotta tiedetään millaista kirjanpitoa yritys on velvoitettu pitämään.
Kahdenkertaisessa kirjanpidossa yhdestä tositteesta tehdään tilinpäätöksen eri tileille vähintään kaksi kirjausta. Kirjausten kanssa on oltava tarkkana, sillä tasetta ei saa tehtyä oikein, jos yksikin kirjaus on väärin. Kirjauksia kutsutaan myös vientilausekkeiksi. Vientilauseke on ilmaus kirjanpitomerkinnän kirjallisesta muodosta ”per myyntisaamiset 150 € an myynti 100 €, an myyntien alv-tili 50 €”. Jokaisella yrityksellä on tililuettelo, jonka perusteella kirjaukset tehdään aina joku debit tai credit puolelle tilityypistä riippuen.
Yrityksen koko määrittelee kumpaa edellä mainituista tavoista on käytettävä kirjanpidossa. Seuraavassa on määritelty yrityskoot:
Jos max. 1/3 alla olevista määritteistä ylittyy, yritys on mikroyritys
– taseen loppusumma 350 000 euroa
– liikevaihto 700 000 euroa
– tilikauden kuluessa yrityksessä työskentelee ka. 10 henkilöä saman aikaisesti
Jos max. 1/3 alla olevista määritteistä ylittyy, yritys on pienyritys
– taseen loppusumma 6 000 000 euroa
– liikevaihto 12 000 000 euroa
– tilikauden kuluessa yrityksessä työskentelee ka. 50 henkilöä saman aikaisesti
Jos max. 1/3 alla olevista määritteistä ylittyy, yritys on suuryritys
– taseen loppusumma 20 000 000 euroa
– liikevaihto 40 000 000 euroa
– tilikauden kuluessa yrityksessä työskentelee ka. 250 henkilöä saman aikaisesti
Ennen kaikki tämä jouduttiin tekemään käsin paperille. Nykyään teknologian kehityttyä on mahdollista ottaa käyttöön kirjanpito-ohjelma, joka nopeuttaa huomattavasti yrityksen kirjallisten töiden tekemistä. Kirjanpito ohjelmaa valitessa on tärkeää huomioida yrityksen omat tarpeet ja pyrkiä löytämään ohjelma sekä tilitoimisto, joka vastaa näihin tarpeisiin mahdollisimman hyvin. Yrityksen tilanteen muuttuessa on aina hyvä tarkistaa kirjanpito ohjelman tilanne ja siihen liittyvät tarpeet.
Mikään ei nykyäänkään pakota hankkimaan yritykselle kirjanpitäjää, jos tuntuu, että se on tarpeellista. Yrityksen kokonaiskuva ja taloudellinen tilanne ovat suuressa roolissa tämän suhteen.
Kun yritystoiminnassa alkaa olla jo enemmän tapahtumia ja tarvitaan mm. kaksinkertaista kirjanpitoa, kirjanpitäjällä ja / tai kirjanpito ohjelmistolla on kyllä käyttöä pidemmän päälle.
Ei ole olemassa suoraa vastausta sille, mikä ohjelma on paras ottaa käyttöön. Suositeltavaa on kuitenkin edes pohtia ohjelmiston käyttöönottoa, jotta voi keskittyä muuhunkin kuin paperiasioiden hoitamiseen. Monet ohjelmat ovat nykyisin jo helppo käyttää kaikin puolin.
Monet kirjanpito ohjelmat on hyvin jaoteltu eri osa -alueisiin, joiden pohjalta on uudenkin yrittäjän hyvä lähteä rakentamaan omaa pakettia kasaan. Useissa yrityksissä on vielä maksuttomasti tuki-henkilöitä, kirjanpitäjiä ja muita talous -alan ammattilaisia, jotka auttavat mielellään.
Yrityksen perustamista ja sen kirjanpitoa ajatellessa onkin hyvä pohtia asioita ulkopuolisten kanssa, jotta saa erilaisia näkökulmia. Millaista yritystä olen perustamassa? Paljonko on rahaa panostaa asiaan? Entä aika? Olenko valmis elämään jonkinlaisessa epävarmuudessa tulojen suhteen? Mitä sitten jos tämä ei onnistukaan?
Jos vähänkään on selvillä omista suunnitelmistaan, aina kannattaa ottaa selvää asioista ja pohtia sitten asiaa uudelta kantilta.
Alle olen listannut joitakin kirjanpito ohjelmia, joita tuli mieleen ja mitä löysin tutkimalla asiaa paremmin. Jokaisella yrityksellä ja sen ohjelmistolla löytyy omat internet sivut, joiden kautta saa halutessaan entistä enemmän tietoa.
Briox
Brioxin kautta on mahdollista saada internetpohjaisia ratkaisuja yrityksen pyörittämiseen liittyvien ohjelmien suhteen. Briox tarjoaa ohjelmia niin yrityksille, yhdistyksille kuin tilitoimistoillekin. Briox pitää huolen siitä, että ohjelmat ovat päivitetty kehittämällä niitä asiakkaiden tarpeiden mukaisiksi.
Briox on keskittynyt ohjelmatarjonnassaan kirjanpitoon, asiakashallintaan, arkistointiin, laskutukseen, tilauksiin sekä tuntikirjanpitoon. Jokaisella osa-alueella on oma kuukausihinta. Asiakas voi yrityksensä käyttöön valita osa-alueista ne itselleen tarpeellisimmat ja kuukausihinta määräytyy yritykselle sen mukaisesti.
Briox on valinnut palveluidensa kohderyhmäksi pienet ja keskisuuret yritykset, jotka hakevat kirjanpito ohjelmistolta helppoa käyttöä, uutta teknologiaa ja joustavaa käyttöä. Brioxin kirjanpidon osio sisältää kustannuspaikat, raporteille pohjat, kuten tuloslaskelma, tase, pääkirja, päiväkirja, alv, pankkiyhteydet ja reskontrat.
Raportit on muotoiltu niin, että tehtyihin kirjauksiin on mahdollista perehtyä tositetasolle asti. Arkistointi osio antaa mahdollisuuden säilyttää kirjanpitoon olennaisesti liittyvää aineistoa sekä tositteita ja sitä kautta liittämään ne mukaan kirjausten kautta itse kirjanpitoon.
Briox tarjoaa 30 päivän ilmaisen kokeilujakson, jonka aikana yritys voi testata tarjolla olevan ohjelmiston käyttöä omassa yrityksessään. Brioxin ohjelmistoihin sisältyy ilmainen asiakastuki.
Merit Aktiva
Merit Aktivan tarjoama kirjanpito ohjelmisto toimii internet selaimen kautta. Koska ohjelmisto on niin kutsuttu pilvipalvelu, ohjelmiston käyttäjän tarvitsee olla internetyhteyden päässä ohjelman käyttöä varten. Ohjelmisto on ollut markkinoilla jo vuodesta 1991. Merit Aktivaa käyttää jo yli 46 000 yritystä. Ohjelmaa kehitetään jatkuvasti, Merit aktivalla on yli 30 henkilön kehitystiimi.
Merit aktiva on porrastanut ohjelman hinnoittelun kolmelle tasolle: Aktiva, Aktiva Pro ja Aktiva Premium. Tasot eroavat toisistaan sisällöltään, mutta kaikkiin kolmeen tasoon kuuluvat seuraavat osiot: kirjanpito, myynti, pankki, osto, varasto, käyttöomaisuus sekä kustannuspaikat ja projektikoodit. Kaikkiin osioihin sisältyvät myös maksuttomat varmuuskopioinnit, ilmainen asiakastuki ja asiakirjoja rajaton määrä.
Ohjelmaa on vaivatonta käyttää erinäisten raporttien tuottamiseen, kuten tuloslaskelman ja taseen. Aktiva Pro antaa mahdollisuuden massalaskutukseen ja useampaan käyttäjätunnukseen, yhteenveto tilit sekä ostolaskujen kierrätyksen. Premium tasolle kuuluu vielä näiden lisäksi myyntitilaukset, tarjoukset ja ennakkotilaukset.
Merita Aktivan kirjanpito ohjelmalla on mahdollista hoitaa useampiakin kirjanpitoasiakkaita samanaikaisesti ilman extra-maksuja. Ohjelma soveltuu siis hyvin yritykselle, jolla on tarvetta hoitaa useampia asiakkuuksia samanaikaisesti.
Ohjelmaan on tarjolla ilmainen kokeiluversio. Siihen on mahdollista syöttää 100 kpl pääkirjan tositteita, myynti tai ostolaskuja. 100 tullessa täyteen, ohjelma alkaa maksamaan, mikäli päättää jatkaa sen käyttämistä.
Procountor
Procountor on 2001 perustettu suomalainen ohjelmistotalo, joka tarjoaa taloushallinnon pilvipalveluita. Sen liikeidea on taloushallinnon ohjelmistonsa jatkuva kehittäminen ja sen myyminen yritysten ja tilitoimistojen käyttöön. Tällä hetkellä Procountoria käyttää jo yli 20 000 pk yritystä ja yli 700 tilitoimistoa. Yritys on onnistunut laajentamaan toimintaansa muihin Pohjoismaihinkin. 2017 Procountor yhdistyi Accountor konsernin Tikon Oy:n kanssa ja nimeksi tuli Finago. Finago kuuluu Accountor konserniin, joka on myös suomalainen ja toimii seitsemässä eri maassa.
Procountor tarjoaa ratkaisuja eri kirjanpidon osa-alueille kuten myyntilaskutukseen, ostolaskujen käsittelemiseen, palkanlaskentaan ja sähköiseen arkistointiin. Ohjelmistossa on saatavilla eri palveluita, kuten verkkolaskuyhteydet, pankkiyhteydet ja viranomaisilmoitukset.
Tuotepaketteja Procountor Taloushallinto- ohjelmistossa on viisi erilaista: Kevyt, Perus, Plus, Premium ja Enterprise. Jokaisessa paketissa on oma kuukausimaksunsa. Yrityksen tuotepaketti määräytyy sen tosite määrien ja palkansaajien lukumäärän mukaan.
Kevyeen pakettiin sisältyy kuukausittain yksi palkansaaja sekä tositteita kymmenen. Premiumiin taasen kuuluu 1000 tositetta ja 10 palkansaajaa. Lisäkustannuksia tulee aina sen mukaan, kun tositteiden ja / tai palkansaajien määrät nousevat.
SimplBooks
SimplBooksilla on tarjottavana verkkopohjainen kirjanpito ohjelma nimenomaan pienyrittäjille. Tätä vaivattomasti käytettävää ohjelmaa käyttää jo yli 2000 yritystä. Ohjelman osat jakautuvat seuraavasti:
– myyntilaskut
– hintatarjoukset
– asiakastietokanta
– raportit (tase, tuloslaskelma, päivä- ja pääkirja, alv)
Raportit ja tilikartta ovat helposti muokattavissa tässä ohjelmassa juuri yrityksen omiin tarpeisiin sopiviksi. Monet kirjanpidon perustoiminnoista on automatisoitavissa, joka antaa mahdollisuuden keskittyä muihin asioihin.
Ohjelmisto toimii pankkien palvelinyhteyksien tapaisella, turvallisella 25HTTPS-palvelinyhteydellä. Yritysten tiedot varmuuskopioidaan kerran vuorokaudessa. Nämä tekijät tekevät ohjelmasta turvallisen käyttää.
Hinnoittelu SimplBooksilla on porrastettu perustuen käyttäjien määriin kolmeen portaaseen seuraavasti:
1 käyttäjä 9€ / kk (ilman alv)
2-4 käyttäjää 19€ / kk (ilman alv)
5 tai useampi käyttäjä 39€ / kk (ilman alv)
Kuten aikaisemmat ohjelmat, myös SimplBooks antaa mahdollisuuden kokeilla ohjelmaansa ilmaiseksi 30 päivän ajan omassa yritystoiminnassa.
Tasesampo
Tasesampo on JTA Softin taloushallinnon ohjelmisto, joka on suunnattu erityisesti pienille yrityksille. JTA Soft perustettiin 3007 ja Tasesampo on ollut asiakkaiden saatavilla vuodesta 2012.
Tasesampo on pilvipalvelu taloushallinnon toimintoja varten. Palvelu on jaettu erilaisiin tuote-osioihin, joista yritys voi koota itselleen sopivanlaisen palvelupaketin. Tasesampo on hinnoittelun osalta jaoteltu kolmeen tasoon; Pronssiin, Hopeaan sekä Kultaan.
Pronssitaso on perustaso, jossa on mukana vain laskutuksen toiminnot. Hopeatasolle mukaan saa jo peruskirjanpidon lisäksi reskontrat, laskutuksen, verkkolaskujen vastaanottamisen, maksuliikenteen, raportit, myynti ja ostotilaukseet sekä varaston hallintaan liittyvät työkalut. Kultaisella tasolla on Hopeiseen eroa vain se, että siinä on mukana myös pankkiyhteys.
Kuten aikaisempia ohjelmia, niin myös Tasesampoa on mahdollista kokeilla kuukauden verran maksutta.
Visma Netvisor
Netvisor tuli markkinoille vuonna 2002 ja 10 vuotta myöhemmin vuonna 2012 Visma osti sen, joten nimeksi tuli Visma Netvisor. Yrityksen ja sen ohjelmiston päällimmäisenä ajatuksena on tehdä yrityksen johtamisesta ja itse yrittämisestä helppoa ja läpinäkyvää.
Netvisorilla on kertynyt käyttäjiksi jo yli 20 000 suomalaista yritystä. Netvisorin ohjelmiston kautta yritykselle on tarjolla erilaisia ratkaisuja kirjanpitoon, taloushallintoon, myyntiin ja laskutukseen, ostoihin ja maksamiseen, henkilöstöön ja palkkoihin sekä raportointiin.
Netvisor on pyrkinyt viemään ohjelmistoissa automaattisia toimintoja mahdollisimman pitkälle. Automaation kautta syntyy arviolta 96 % kirjanpidon tositteista. Visma Netvisor on siis erittäin automatisoitu ohjelmisto taloushallinnon saralla. Kyseisessä ohjelmassa saadaan samaan pilvipalveluun kerättyä yhteen kirjanpito, laskutus sekä liiketoiminnan ohjaus.
Netvisor on perustanut hinnoittelunsa yritysten liikevaihtoon. Hinnoitelumallissa perus kuukausihinnan lisäksi tulee herkästi lisäkustannuksia erilaisten tapahtumien ja niiden maksujen kautta. Siinä mielessä ohjelma ei välttämättä joka tilanteessa ole se kaikista halvin.
